ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

1. Kdo zpracovává vaše údaje

Správcem osobních údajů je Infinity flow s.r.o., IČO 22132872, se sídlem Korunní 2569/108, Vinohrady, 101 00 Praha 10 (dále jen „my" nebo „správce").

Kontakt pro veškeré dotazy k osobním údajům: martin@vibeagency.cz

Nejmenovali jsme pověřence pro ochranu osobních údajů — nemáme k tomu zákonnou povinnost. Vaše dotazy vyřizujeme na uvedeném e-mailu.

Zpracování se řídí nařízením (EU) 2016/679 (GDPR) a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.

2. Jaké údaje zpracováváme a proč

Kdo jste	Jaké údaje	Proč je zpracováváme	Právní důvod	Jak dlouho
Zájemce, který nás oslovil přes formulář nebo e-mail	jméno, e-mail, telefon, název firmy, obsah zprávy	odpověď na poptávku, příprava nabídky	jednání o smlouvě (čl. 6/1/b GDPR)	12 měsíců od poslední komunikace, pokud nedojde k uzavření smlouvy
Klient	jméno, e-mail, telefon, fakturační údaje, IČO, DIČ, obsah komunikace, přístupové údaje ke sjednaným službám	dodání díla, komunikace, podpora	plnění smlouvy (čl. 6/1/b GDPR)	po dobu spolupráce a 4 roky poté (promlčecí lhůta)
Klient	fakturační doklady a účetní podklady	plnění zákonných povinností	právní povinnost (čl. 6/1/c GDPR)	10 let (zákon o DPH), resp. 5 let (zákon o účetnictví)
Kdokoli, kdo nám napsal	e-mailová a jiná komunikace	doložení průběhu spolupráce, obrana proti nárokům	oprávněný zájem (čl. 6/1/f GDPR)	4 roky od ukončení spolupráce
Návštěvník webu	údaje o návštěvě webu ze služby Google Analytics (viz čl. 6)	měření návštěvnosti a chování na webu	souhlas (čl. 6/1/a GDPR)	14 měsíců
Odběratel novinek (pokud jej spustíme)	e-mail	zasílání obchodních sdělení	souhlas, resp. oprávněný zájem u vlastních klientů	do odvolání souhlasu / odhlášení

Osobní údaje neposkytujete povinně. Bez kontaktních údajů vám ale nemůžeme odpovědět na poptávku ani dodat objednané dílo; bez fakturačních údajů nemůžeme vystavit fakturu.

3. Odkud údaje máme

Údaje získáváme přímo od vás — z kontaktního formuláře, e-mailu, telefonátu nebo v průběhu spolupráce. Údaje o vaší firmě si můžeme ověřit ve veřejných rejstřících (ARES, obchodní rejstřík, registr plátců DPH).

4. Komu údaje předáváme

Vaše údaje neprodáváme. Předáváme je pouze těm, kdo nám pomáhají službu poskytovat, a to v nezbytném rozsahu:

Příjemce	Role	Co se předává
Google Ireland Limited	analytika návštěvnosti webu (Google Analytics 4)	údaje o návštěvě webu — pouze s vaším souhlasem
Lovable Labs Incorporated	platforma pro provoz webu a e-mailová komunikace	technické údaje o provozu webu a obsah komunikace
Fakturoid	vystavování faktur	fakturační údaje
Orgány veřejné moci (finanční úřad, soudy, policie)	zákonná povinnost	pouze v rozsahu, který ukládá zákon

Se všemi zpracovateli máme uzavřené smlouvy o zpracování osobních údajů podle čl. 28 GDPR.

5. Předávání mimo EU

Někteří naši dodavatelé sídlí ve Spojených státech amerických. K takovému předání dochází na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně (EU–US Data Privacy Framework), případně na základě standardních smluvních doložek schválených Evropskou komisí.

6. Cookies a analytika

Na webu vibeagency.cz používáme technické cookies nezbytné pro jeho fungování a — pouze po vašem souhlasu — službu Google Analytics 4 pro měření návštěvnosti. Analytika se spouští až v okamžiku udělení souhlasu v cookies liště.

Podrobnosti najdete v samostatném dokumentu Zásady používání cookies.

7. Když pro vás pracujeme na vašem systému

Pokud vám dodáváme e-shop, CRM nebo rezervační systém, dostáváme se při vývoji a testování k údajům vašich zákazníků. V takovém případě jste správcem vy a my jsme zpracovatelem. Uzavíráme s vámi samostatnou smlouvu o zpracování osobních údajů, ve které se zavazujeme:

• zpracovávat údaje pouze podle vašich pokynů,
• zachovávat o nich mlčenlivost,
• zavést přiměřená technická a organizační opatření,
• po skončení spolupráce údaje smazat nebo vám je předat,
• nezapojit dalšího zpracovatele bez vašeho souhlasu.

8. Umělá inteligence

Při tvorbě děl používáme nástroje umělé inteligence. Do těchto nástrojů nevkládáme osobní údaje našich klientů ani jejich zákazníků nad rámec toho, co je nezbytné pro dodání díla, a nepoužíváme je k automatizovanému rozhodování s právními účinky vůči vám. Neprovádíme profilování ani automatizované rozhodování ve smyslu čl. 22 GDPR.

9. Jak údaje chráníme

Přístup k údajům má pouze jednatel společnosti. Používáme silná hesla, dvoufázové ověřování tam, kde je k dispozici, šifrovaný přenos dat (HTTPS) a přístupy ke službám klientů držíme odděleně. Přístupové údaje klientů po skončení spolupráce mažeme nebo je vracíme klientovi.

10. Vaše práva

Ve vztahu k vašim osobním údajům máte právo:

• na přístup — dozvědět se, jaké údaje o vás zpracováváme, a získat jejich kopii,
• na opravu — nechat si opravit nepřesné nebo doplnit neúplné údaje,
• na výmaz — nechat údaje smazat, pokud pominul důvod jejich zpracování a nebrání tomu zákonná povinnost,
• na omezení zpracování — dočasně zpracování pozastavit, například po dobu prověřování námitky,
• na přenositelnost — získat údaje ve strojově čitelném formátu nebo je nechat předat jinému správci,
• vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu, včetně přímého marketingu,
• odvolat souhlas kdykoli, pokud je zpracování založeno na souhlasu; odvoláním není dotčena zákonnost zpracování před odvoláním.

Práva uplatníte e-mailem na martin@vibeagency.cz. Vyřídíme je bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce; ve složitých případech můžeme lhůtu prodloužit o další dva měsíce, o čemž vás vyrozumíme. Uplatnění práv je zdarma; při zjevně nedůvodných nebo opakovaných žádostech můžeme účtovat přiměřený poplatek nebo žádost odmítnout.

Abychom údaje nevydali nesprávné osobě, můžeme vás požádat o ověření totožnosti.

11. Stížnost

Pokud máte za to, že s vašimi údaji nakládáme v rozporu s předpisy, obraťte se prosím nejdřív na nás — většinu věcí vyřešíme rychle. Máte také právo podat stížnost u dozorového úřadu:

Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 727/27, 170 00 Praha 7 – Holešovice
www.uoou.cz

12. Změny těchto zásad

Tyto zásady můžeme aktualizovat, například když začneme používat nový nástroj. Aktuální znění je vždy dostupné na vibeagency.cz. O podstatných změnách vás budeme informovat e-mailem, pokud s vámi máme uzavřenou smlouvu.